Outsourcing recepcji telefonicznej czy voicebot
Outsourcing recepcji telefonicznej opłaca się, gdy klienci dzwonią z nietypowymi, wymagającymi rozmowy sprawami, a voicebot, gdy większość telefonów to powtarzalne pytania o cenę, termin i godziny. Zewnętrzna recepcja to zwykle opłata za minuty lub za pakiet rozmów, a voicebot to stały abonament z limitem minut. W małej firmie usługowej często wystarcza voicebot, a człowieka zostawia się na sprawy, które wymagają decyzji. Niżej porównujemy oba rozwiązania pod kątem kosztu, dostępności, jakości i wdrożenia.
Dwa różne sposoby na ten sam problem
Zewnętrzna recepcja telefoniczna to firma, w której pracownicy odbierają telefony w imieniu wielu klientów. Mówią w nazwie Twojej firmy, według przekazanego skryptu, notują wiadomość albo przełączają rozmowę. Dostawcy zwykle rozliczają się abonamentem z pulą rozmów lub minut, a cenniki bardzo się różnią, więc zawsze sprawdzaj aktualną ofertę.
Voicebot to asystent AI, który odbiera telefon sam, odpowiada na podstawie bazy wiedzy i zapisuje dane rozmówcy. Rozwiązanie opisuje strona voicebot dla firm, a nasza recepcjonistka AI pokazuje to na przykładzie rozmowy.
Za co płacisz w jednym i drugim
W outsourcingu płacisz za odebrane rozmowy, dodatkowe minuty, a często też za obsługę po godzinach i w weekendy. Gdy ruch rośnie, rachunek rośnie razem z nim. W sezonie to może być zaleta, bo płacisz tyle, ile było telefonów, ale trudno przewidzieć miesięczny koszt.
Voicebot ma stały abonament. W Gadułach plan Start to 490 zł netto miesięcznie (300 minut), a Profesjonalny 1 490 zł netto (1 500 minut). Zasady opisuje cennik, a to, co wchodzi w rachunek u różnych dostawców, wyjaśnia artykuł ile kosztuje voicebot dla firmy. Zanim porównasz, poproś zewnętrzną recepcję o pełną ofertę w złotych netto, z limitem rozmów i ceną rozmowy ponad limit.
Godziny pracy i rozmowy jednoczesne
Zewnętrzna recepcja ma zespół, więc kilka rozmów naraz nie jest problemem, ale godziny po 18:00, weekendy i święta zwykle kosztują więcej albo nie są dostępne. Voicebot odbiera o każdej porze, w planie Profesjonalny trzy rozmowy naraz.
To ważne dla firm, w których telefon dzwoni w szczycie: poranek, przerwa obiadowa, godzina po zamknięciu. Skalę strat przy braku odbioru opisuje artykuł o nieodebranych połączeniach w firmie.
Gdzie lepszy jest człowiek
Pracownik zewnętrznej recepcji lepiej poradzi sobie z rozmową emocjonalną, niejasnym pytaniem albo klientem, który chce po prostu porozmawiać z człowiekiem. Może też przełączyć rozmowę do Ciebie, jeśli sprawa jest pilna.
Voicebot jest lepszy w powtarzalności. Zawsze podaje tę samą cenę i te same zasady, nie myli się w nazwie usługi i zapisuje dane w jednakowym formacie. Nie rozstrzyga spraw spornych i nie negocjuje. Kartę takiej rozmowy dostajesz mailem z prośbą o oddzwonienie. Pytania, które warto zadać dostawcy przed zakupem, zebraliśmy w tekście jak wybrać voicebota dla firmy.
Porównanie w jednym miejscu
| Kryterium | Zewnętrzna recepcja | Voicebot |
|---|---|---|
| Rozliczenie | Abonament z pulą rozmów lub opłata za minuty | Stały abonament z limitem minut |
| Godziny | Zależnie od oferty, po godzinach często drożej | Całą dobę, także święta |
| Rozmowy naraz | Tyle, ile osób w zespole | Do trzech w planie Profesjonalny |
| Wiedza o firmie | Skrypt przekazany pracownikom | Baza wiedzy wpisana przez Ciebie |
| Nietypowe sprawy | Notatka lub przełączenie rozmowy | Karta rozmowy z prośbą o oddzwonienie |
| Wdrożenie | Umowa, skrypt, szkolenie dostawcy | Baza wiedzy i przekierowanie numeru |
Kiedy wybrać outsourcing, a kiedy voicebota
Wybierz outsourcing, jeśli klienci dzwonią z trudnymi, indywidualnymi sprawami, a każda rozmowa wymaga empatii i swobody w odpowiedzi. Wybierz voicebota, jeśli większość telefonów to pytania o cenę, godziny, termin i zasady, a Twoim problemem są nieodebrane połączenia. Połącz oba, jeśli chcesz, żeby voicebot odbierał wszystko, a człowiek oddzwaniał w sprawach, które tego wymagają.
Kto prowadzi gabinet lub salon, znajdzie konkretne przykłady na stronach recepcjonistka AI dla gabinetu lekarskiego i recepcjonistka AI dla salonu kosmetycznego. Jeśli przy okazji zastanawiasz się, jakie jeszcze zadania w firmie można oddać AI, pomoże katalog narzędzi AI dla firm.
Jak to sprawdzić bez ryzyka
Nie rezygnuj z niczego na starcie. Przekieruj na voicebota telefony po godzinach pracy i w momentach, gdy nikt nie odbiera, a przez pierwsze tygodnie czytaj karty rozmów. Zobaczysz, jakie pytania padają i ile rozmów kończy się umówionym terminem albo zapytaniem o ofertę.
Po miesiącu masz własne liczby: ile minut zużyłeś i ile rozmów wymagało oddzwonienia. Z nimi porównanie z ofertą outsourcingu jest uczciwe, a nie oparte na przypuszczeniach. Sposób przekierowania opisuje artykuł jak przekierować połączenia na recepcjonistkę AI.
Trzy błędy przy wyborze
Pierwszy błąd to porównywanie ceny za minutę z ceną abonamentu bez policzenia, ile minut naprawdę zużywasz. Drugi to wybór outsourcingu bez sprawdzenia, kto i według jakiego skryptu odbiera Twoje telefony. Trzeci to wdrożenie voicebota bez bazy wiedzy, przez co rozmowy kończą się prośbą o oddzwonienie zamiast odpowiedzi. Uzupełnij cennik, godziny i zasady, a większość rozmów zamknie się na pierwszym kontakcie.
Czy voicebot jest tańszy niż outsourcing recepcji?
Zależy od liczby rozmów. Przy kilkunastu telefonach dziennie stały abonament zwykle jest przewidywalny, a przy kilku miesięcznie outsourcing z płatnością za rozmowę może wyjść taniej. Policz własną liczbę telefonów z historii połączeń.
Czy klienci akceptują rozmowę z voicebotem?
Akceptują rozmowę, która załatwia sprawę szybko i uczciwie. Recepcjonistka na początku przedstawia się jako asystent AI, a rozmówca, który woli człowieka, dostaje obietnicę oddzwonienia.
Czy mogę mieć voicebota tylko po godzinach?
Tak. Przekierowanie ustawiasz na godziny, w których nikt nie odbiera, albo na moment, gdy linia jest zajęta.
Posłuchaj rozmowy i wybierz plan
Sprawdź, jak brzmi rozmowa, w demo na stronie voicebota AI i dopasuj plan do liczby minut.