Czy voicebot się opłaca małej firmie
Voicebot opłaca się małej firmie usługowej, jeśli odbiera telefony, których dziś nie odbierasz, a pojedynczy nowy klient jest wart więcej niż kilkaset złotych. Przy abonamencie 490 zł netto miesięcznie wystarczy, że w miesiącu uratuje jedną lub dwie sprawy, które inaczej trafiłyby do konkurencji. Nie opłaca się, gdy dzwonią prawie wyłącznie stali klienci, telefon rzadko dzwoni albo nie masz kto zająć się zapisanymi zapytaniami. Poniżej rachunek, który możesz powtórzyć na własnych liczbach.
Trzy liczby, które musisz znać
Opłacalność zależy od trzech wartości, które znasz lepiej niż ktokolwiek inny:
1. Ile połączeń w miesiącu nie odbierasz. Sprawdzisz to w billingu operatora albo w historii połączeń telefonu firmowego.
2. Ilu z tych dzwoniących to nowi klienci, a nie dostawcy czy sprzedawcy. Wystarczy przejrzeć listę numerów z jednego tygodnia i przemnożyć.
3. Ile zarabiasz na jednym nowym kliencie, czyli średnia wartość pierwszej wizyty albo zlecenia, a najlepiej wartość klienta w ciągu roku.
Przykład (liczby ilustracyjne, podstaw własne): gabinet traci 40 połączeń miesięcznie, z czego 20 to osoby szukające terminu. Zakładamy ostrożnie, że połowa z nich nie zadzwoni drugi raz. To 10 utraconych zapytań. Jeśli co trzecie zakończyłoby się wizytą za 250 zł, tracisz około 830 zł miesięcznie. Voicebot nie odzyska wszystkich, ale nawet połowa to więcej niż abonament.
Ile klientów musi się zwrócić abonament
Próg liczy się prosto: abonament podzielony przez zysk z jednego klienta. Wartości poniżej to tylko dzielenie, bez zakładania, ilu klientów faktycznie odzyskasz.
| Wartość nowego klienta (netto) | Klientów do zwrotu planu Start (490 zł) | Klientów do zwrotu planu Profesjonalny (1 490 zł) |
|---|---|---|
| 100 zł | 5 | 15 |
| 250 zł | 2 | 6 |
| 600 zł | 1 | 3 |
| 1 500 zł | 1 | 1 |
Im droższa usługa i im więcej wart jest klient w czasie, tym mniejszy próg. Dla salonu z usługą za 80 zł plan Start potrzebuje siedmiu dodatkowych wizyt w miesiącu. Dla kancelarii, biura nieruchomości czy warsztatu, gdzie jedno zlecenie to kilka tysięcy, wystarczy jedna uratowana sprawa. Aktualne ceny planów są w cenniku.
Koszty i oszczędności poza abonamentem
Abonament to nie jedyna pozycja. Po stronie kosztów dochodzi czas na wpisanie bazy wiedzy (zwykle kilka godzin na starcie) i codzienne przejrzenie kart rozmów. Po stronie oszczędności: mniej przerywania pracy przez telefon, mniej oddzwaniania do tych, którzy chcieli tylko poznać cenę lub godziny, i odpowiedzi poza godzinami pracy bez płacenia za dyżur.
Jeśli porównujesz voicebota z zatrudnieniem osoby, pełny rachunek kosztów etatu rozpisuje artykuł voicebot czy recepcjonistka na etacie. Jeśli z zewnętrzną recepcją, zobacz outsourcing recepcji telefonicznej czy voicebot. Z samą nagraną sekretarką porównuje go tekst automatyczna sekretarka czy voicebot.
Cztery sytuacje, w których lepiej poczekać
- Telefon dzwoni kilka razy w tygodniu, a każdą rozmowę odbierasz sam. Nie ma strat do odzyskania.
- Dzwonią niemal wyłącznie stali klienci, którzy chętnie zostawią wiadomość lub napiszą. Wtedy wystarczy zwykła automatyczna sekretarka.
- Usługa jest tak tania i jednorazowa, że nawet kilkanaście odzyskanych klientów nie zwraca planu.
- Nie masz nikogo, kto przejrzy karty rozmów i oddzwoni. Voicebot zbiera sprawy, ale ich nie zamyka. Zapisane zapytanie bez oddzwonienia jest warte tyle, co nieodebrany telefon.
Dodatkowa uwaga: pytania, które klienci zadają na stronie, a nie przez telefon, obsłuży lepiej czat. Jeśli masz wiele zapytań tekstowych, rozważ obok voicebota osobny chatbot AI do obsługi klientów na stronie, bo to inny kanał i inny wolumen.
Zmierz dwa tygodnie przed decyzją
Zanim wybierzesz plan, policz nieodebrane połączenia z dwóch ostatnich tygodni i oceń, ile z nich to potencjalni klienci. Potem uruchom przekierowanie tylko na moment, gdy linia jest zajęta lub po godzinach (opis w artykule o przekierowaniu połączeń) i po miesiącu porównaj liczbę nowych zapytań z poprzednim okresem. Plan roczny w cenniku obniża koszt miesięczny o połowę, ale sensownie jest go wybierać po pierwszym miesiącu, gdy znasz już swoje liczby.
Jeśli prowadzisz firmę z wizytami lub terminami, zobacz gotowe opisy dla gabinetu lekarskiego, salonu kosmetycznego i szkoły językowej. Pełną listę znajdziesz w branżach.
Czy voicebot się opłaca przy kilkunastu telefonach w miesiącu?
Zwykle nie, chyba że jedna sprawa jest warta kilka tysięcy złotych. Przy małej liczbie połączeń straty są niewielkie, a abonament stały. Wtedy lepiej odbierać samemu albo zostawić nagranie z prośbą o wiadomość.
Ile klientów musi odzyskać voicebot, żeby się zwrócił?
Tyle, ile wynika z dzielenia abonamentu przez zysk z klienta. Przy planie Start za 490 zł netto i klientach wartych 250 zł to dwóch klientów miesięcznie, przy klientach wartych 600 zł jeden.
Czy voicebot zastąpi pracownika?
Odbierze powtarzalne rozmowy i zapisze sprawy, ale nie podejmie decyzji ani nie zamknie sprzedaży. Dla wielu małych firm oznacza to brak potrzeby zatrudniania kogoś tylko do telefonu.
Podstaw własne liczby i wybierz plan
Wpisz swoje dane do rachunku z tego artykułu, posłuchaj demo na stronie voicebota AI i wybierz plan w cenniku.