wirtualna sekretarka dla kancelarii i biur
Wirtualna sekretarka Gaduły odbiera telefony, gdy prowadzisz konsultację, przygotowujesz dokumenty albo rozmawiasz z klientem w biurze. Odpowiada na pytania organizacyjne i umawia spotkania w kalendarzu. Na początku zawsze mówi, że jest asystentem AI. Ty wracasz do pracy, a po rozmowie otrzymujesz mailem jej ustalenia.
Spotkanie z klientem wymaga uwagi, a telefon nadal dzwoni
W kancelarii, biurze rachunkowym czy biurze nieruchomości wiele telefonów dotyczy terminu spotkania, zakresu usług albo godzin przyjęć. Przerwanie konsultacji rozprasza obie strony, a oddzwanianie oznacza ponowne szukanie dogodnego momentu. Gaduły przejmują sprawy organizacyjne, aby rozmówca mógł poznać ofertę i umówić termin bez czekania na zakończenie Twojej pracy. Pytania wymagające wiedzy specjalisty trafiają do niego jako wiadomość.
Wirtualna sekretarka korzysta z zasad Twojego biura
Przekierowujesz połączenia ze swojego numeru, uzupełniasz informacje o usługach i wskazujesz kalendarz. Recepcjonistka ustala cel kontaktu, odpowiada na podstawie bazy wiedzy i umawia spotkanie zgodnie z dostępnością. Nie interpretuje dokumentów i nie udziela porad prawnych ani medycznych. Obsługę kancelarii opisuje też strona recepcjonistka AI dla kancelarii.
- Określasz godziny spotkań i informacje potrzebne do rezerwacji.
- Aktualizujesz zakres usług, ceny i zasady kontaktu w bazie wiedzy.
- Otrzymujesz kartę rozmowy z tematem sprawy, ustaleniami i transkrypcją.
Scenariusz demo do wypróbowania w kancelarii
Wybierz kancelarię i poproś o umówienie konsultacji. Po informacji o asystencie AI podaj ogólny temat kontaktu oraz preferowany termin. Recepcjonistka korzysta z kalendarza demo i podsumowuje ustalenia. Możesz zapytać o godzinę otwarcia, a potem wrócić do wyboru terminu. Sprawdź, czy karta rozmowy zawiera cel spotkania i czy rozmowa pozostaje przy organizacji konsultacji, bez porady prawnej. To rozmowa głosowa w przeglądarce, po polsku. Rezerwacja dotyczy scenariusza demo, a nie rzeczywistej kancelarii.
Mniej przerw podczas konsultacji i czytelny temat spotkania
Osoba prowadząca sprawę dostaje kontekst przed kontaktem z klientem. Nie musi odtwarzać ustaleń z pamięci ani ustalać od początku, dlaczego ktoś dzwonił. Gaduły odbierają przez całą dobę, a spotkania umawiają zgodnie z kalendarzem. Dla biura z podziałem obowiązków ai recepcjonistka porządkuje obsługę telefoniczną, pozostawiając ocenę spraw i decyzje pracownikom.
Czy wirtualna sekretarka udziela porad prawnych?
Nie. Recepcjonistka odpowiada na pytania organizacyjne, umawia konsultacje i przekazuje wiadomości. Nie ocenia sytuacji prawnej klienta ani nie interpretuje dokumentów.
Czy mogę umawiać spotkania do różnych osób?
Tak. Plan Profesjonalny obejmuje do 5 kalendarzy. Pozwala umawiać spotkania zgodnie z dostępnością wskazanych osób oraz przekładać i odwoływać rezerwacje.
Profesjonalny dla zespołu z osobnymi kalendarzami
Najczęściej wybierany plan Profesjonalny kosztuje 1 490 zł netto miesięcznie albo 8 940 zł netto rocznie, równowartość 745 zł netto miesięcznie. Obejmuje 1 500 minut w okresie rozliczeniowym, 3 rozmowy naraz i do 5 kalendarzy. Zapewnia także przełączanie pilnych spraw do człowieka według reguł i wiadomość z potwierdzeniem wizyty. Do cen dolicz 23 procent VAT. Pozostałe plany porównasz w cenniku. Po wykorzystaniu minut rozmowy przechodzą w tryb wiadomości, a klient przechodzi na wyższy plan, bez dopłat. Przy rezygnacji abonament wygasa z końcem okresu.
Sprawdź, jak brzmi rozmowa o spotkaniu
Wypróbuj pytania, które zwykle słyszysz w swoim biurze. Oceń sposób ustalenia terminu i podsumowanie, a następnie przygotuj informacje o usługach, kalendarze oraz zasady przekazywania spraw zespołowi.