Automatyczna sekretarka czy voicebot dla firmy
Automatyczna sekretarka odtwarza nagranie i zbiera wiadomość, a voicebot prowadzi rozmowę: odpowiada na pytania o cenę, godziny i terminy, zadaje pytania i zapisuje dane rozmówcy. Jeśli klienci dzwonią po to, żeby zostawić wiadomość, wystarczy sekretarka. Jeśli dzwonią po odpowiedź i chcą ją dostać od razu, sama sekretarka ich gubi, bo większość nie zostawia nagrania. Niżej porównujemy oba rozwiązania pod kątem tego, co dzieje się z dzwoniącym, ile kosztują i kiedy które wybrać.
Nagranie kontra rozmowa
Automatyczna sekretarka (poczta głosowa, IVR z menu) działa według stałego scenariusza. Dzwoniący słyszy powitanie, czasem wybiera numer z menu, a potem nagrywa wiadomość. Nie dostaje żadnej odpowiedzi poza tym, co jest w nagraniu. Opisuje to strona o automatycznej sekretarce.
Voicebot rozumie, co mówi rozmówca, i odpowiada na tej podstawie. Pytanie o cenę zabiegu dostaje odpowiedź z bazy wiedzy, pytanie o wolny termin kończy się zapisaniem preferencji, a dane kontaktowe trafiają do Ciebie w karcie rozmowy. Szerzej: voicebot dla firm i bot głosowy.
Większość nie zostawia wiadomości
Osoba, która szuka usługi, dzwoni do kilku firm z rzędu. Gdy trafia na nagranie z prośbą o wiadomość, zwykle rozłącza się i dzwoni dalej. Wiadomość zostawiają głównie stali klienci, a nowi, czyli ci, na których zależy Ci najbardziej, odpadają. Skalę tego zjawiska opisuje artykuł o nieodebranych połączeniach w firmie.
Przy voicebocie dzwoniący od razu dostaje konkret, na przykład cenę, adres albo informację, że termin potwierdzisz oddzwonieniem. To podobny efekt jak rozmowa z recepcjonistką, tylko o każdej porze.
Sekretarka, menu IVR i voicebot
| Cecha | Automatyczna sekretarka | Menu IVR | Voicebot |
|---|---|---|---|
| Odpowiada na pytania | Nie | Tylko wybrane z menu | Tak, z bazy wiedzy |
| Zbiera dane rozmówcy | Nagranie do odsłuchania | Ograniczone | Zapisane i wysłane mailem |
| Obsługuje nietypowe pytanie | Nie | Nie | Zapisuje i prosi o oddzwonienie |
| Wdrożenie | Szybkie | Wymaga konfiguracji menu | Wpisanie bazy wiedzy i przekierowanie |
| Koszt | Zwykle w pakiecie telefonicznym | Zależnie od operatora | Abonament z limitem minut |
Co dokładnie dopłacasz
Automatyczna sekretarka jest często wliczona w abonament operatora albo centralki, więc dodatkowy koszt bywa zerowy. Voicebot to osobna usługa. W Gadułach plan Start to 490 zł netto miesięcznie (300 minut), a Profesjonalny 1 490 zł netto (1 500 minut), szczegóły w cenniku. Pytanie nie brzmi więc, co jest tańsze, tylko ile warta jest jedna nowa sprawa, która dzięki odpowiedzi nie przepadła. Jeśli jeden klient u Ciebie wart jest kilkaset złotych, kilka odzyskanych zapytań w miesiącu zwraca abonament. Pełne zestawienie składników rachunku daje artykuł ile kosztuje voicebot dla firmy.
Trzy sytuacje, w których nie warto dopłacać
- Dzwonią głównie obecni klienci, którzy chętnie zostawią wiadomość, a Ty oddzwaniasz tego samego dnia.
- Telefon dzwoni kilka razy w miesiącu i każda rozmowa jest inna.
- Firma pracuje wyłącznie na zamówienia z formularza, a numer jest tylko dodatkiem. Jeśli formularza jeszcze nie ma, prostą stronę z nim postawisz na przykład z pomocą kreatora stron AI.
Sygnały, że sama sekretarka kosztuje Cię klientów
- Telefon dzwoni w trakcie pracy, a Ty lub zespół macie zajęte ręce, jak w gabinecie, salonie czy warsztacie.
- Większość pytań się powtarza: cena, godziny, adres, dostępność.
- Klienci dzwonią wieczorem lub w weekend, gdy rozważają zakup.
- Masz więcej niż jedną linię, a rozmowy nakładają się na siebie.
W takich firmach nagranie z prośbą o wiadomość oddaje zapytanie konkurencji. Przykłady branż opisujemy na stronie branże, a wersję dla firm medycznych w recepcji AI dla gabinetu lekarskiego.
Voicebot po godzinach lub gdy linia jest zajęta
Nie musisz rezygnować z odbierania telefonu samemu. Przekierowanie ustawiasz tylko na godziny, w których nikt nie odbiera, albo na moment, gdy linia jest zajęta. Wtedy sekretarka z nagraniem znika, a rozmowę przejmuje asystent, który odpowie i zapisze sprawę. Jak to ustawić, opisuje artykuł o przekierowaniu połączeń na recepcjonistkę AI.
Czy voicebot zastąpi automatyczną sekretarkę?
Tak, w roli odbierania połączeń. Zamiast nagrania z prośbą o wiadomość dzwoniący rozmawia z asystentem, który odpowiada na pytania i zapisuje dane. Nagranie zostaje jako rozwiązanie awaryjne, jeśli wolisz.
Czy dzwoniący wie, że rozmawia z AI?
Tak. Asystent na początku przedstawia się jako asystent AI i podaje nazwę firmy, a rozmówca, który woli człowieka, dostaje obietnicę oddzwonienia.
Czy voicebot sam umówi wizytę?
Zapisuje preferowany termin i dane, a potwierdzasz Ty. Po podłączeniu kalendarza może proponować wolne terminy.
Sprawdź, jak brzmi rozmowa
Posłuchaj demo na stronie voicebota AI i wybierz plan w cenniku.