Voicebot RODO i bezpieczeństwo rozmów
Voicebot RODO traktuje jako część organizacji obsługi rozmów, nie samo hasło w powitaniu. Gaduły informują o AI, nagrywają wyłącznie za zgodą i pozwalają ustalić zakres informacji potrzebnych do umówienia wizyty. Poznaj zasady przed włączeniem recepcjonistki w swojej firmie.
Zbieraj tylko to, co potrzebne do obsługi
Do ustalenia terminu zwykle potrzebne są informacje organizacyjne, a nie szczegółowy opis leczenia czy dokumentacja prawna. Firma określa cel i podstawę przetwarzania danych swoich rozmówców. Gdy Gaduły obsługują je w jej imieniu, zakres instrukcji i powierzenia powinien odpowiadać rzeczywistemu użyciu. Sam wybór narzędzia nie zwalnia firmy z obowiązku poinformowania klientów o danych.
Ustal, jakie pytania recepcjonistka może zadawać, kto widzi kartę rozmowy i kiedy dane przestają być potrzebne. Nie umieszczaj w bazie wiedzy prywatnych informacji o konkretnych osobach. Zasady dla zapisu i konta opisuje polityka prywatności.
Informacja o AI na początku rozmowy
Recepcjonistka przedstawia się jako asystent AI, zanim przejdzie do sprawy dzwoniącego. To zasada przejrzystości związana z AI Act. Nie udaje pracownika firmy. Odpowiada na pytania o organizację usług i umawia wizyty zgodnie z uzupełnioną bazą wiedzy.
Nie udziela porad medycznych ani prawnych. Pytanie wymagające oceny specjalisty trafia do firmy, a nie do automatycznej diagnozy. Gdy wypowiedź jest niejasna, recepcjonistka prosi o doprecyzowanie. Warto sprawdzić takie sytuacje w demo i ustalić, które sprawy mają trafić do człowieka.
Nagranie wymaga odrębnej zgody
Informacja o AI nie jest zgodą na utrwalenie dźwięku. Nagrania powstają tylko za zgodą rozmówcy. Karta ustaleń i transkrypcja nie są tym samym co plik nagrania. Zakres ich przetwarzania również musi odpowiadać celowi, o którym firma informuje rozmówców.
Demo nie zapisuje transkrypcji. Nie wpisuj w nim danych pacjentów ani poufnych opisów spraw. W scenariuszu demo do wypróbowania zapytaj o termin konsultacji i sprawdź powitanie z informacją o AI. Kalendarz oraz karta dotyczą wyłącznie demo, bez rezerwacji w rzeczywistym gabinecie.
Dane w UE i uprawnienia zespołu
Dane są przetwarzane w UE. Plan Sieć obejmuje role i uprawnienia, dzięki którym organizujesz dostęp do informacji o lokalizacjach. Raport nie powinien być powodem udostępniania całemu zespołowi szczegółów każdej sprawy. Przypisz dostęp do obowiązków osoby i sprawdzaj go po zmianach w zespole.
Enterprise obejmuje SSO, umowę powierzenia przetwarzania danych i audyt ustawień prywatności. Logowanie jednokrotne pomaga uporządkować dostęp, ale nadal wymaga właściwych uprawnień. Materiały dla właścicieli pokazują, jak połączyć raporty z odpowiedzialnością za obsługę firmy.
Czy samo powitanie o AI wystarczy do spełnienia RODO?
Nie. Informacja o AI dotyczy przejrzystości rozmowy. Firma nadal określa cel, podstawę i zakres przetwarzania danych, przekazuje właściwe informacje oraz ustala dostęp i okres przechowywania. Zgoda na nagranie jest osobną kwestią.
Czy odmowa nagrania oznacza brak możliwości rozmowy?
Nie. Brak zgody oznacza brak nagrania. Informacje organizacyjne i umawianie wizyty nie wymagają same w sobie utrwalania pliku dźwiękowego. Przetwarzanie danych potrzebnych do obsługi wymaga odrębnie określonej podstawy.
Wybierz zakres ochrony i obsługi
Start kosztuje 490 zł netto miesięcznie albo 2 940 zł netto rocznie, równowartość 245 zł netto miesięcznie. Enterprise kosztuje 7 990 zł netto miesięcznie albo 47 940 zł netto rocznie, równowartość 3 995 zł netto miesięcznie, i obejmuje SSO oraz umowę powierzenia. Do cen należy doliczyć 23 procent VAT. Porównaj pełne plany, a przed wyborem posłuchaj powitania w demo.