Voicebot czy recepcjonistka na etacie

Ile kosztuje etat, a ile abonament

Etat to nie tylko wynagrodzenie. Do pensji brutto dochodzą składki pracodawcy, urlop, zwolnienia chorobowe, szkolenie, stanowisko pracy i szukanie zastępstwa. Jedna osoba pokrywa też tylko godziny, w których jest w pracy, czyli zwykle osiem godzin dziennie od poniedziałku do piątku.

Voicebot rozlicza się abonamentem. W Gadułach plan Start to 490 zł netto miesięcznie (300 minut), a Profesjonalny 1 490 zł netto (1 500 minut), bez dopłat za urlopy i zwolnienia. Szczegółowe zasady podaje cennik, a z czego składa się rachunek u różnych dostawców, wyjaśnia artykuł ile kosztuje voicebot dla firmy. Aktualną stawkę wynagrodzenia dla swojej okolicy sprawdź w ogłoszeniach o pracę, bo różni się między miastami.

Kto odbierze telefon wieczorem i w weekend

Recepcjonistka odbiera jeden telefon naraz. Gdy rozmawia z klientem przy ladzie, drugie połączenie czeka albo przepada. Po godzinach i w święta nie odbiera wcale. Klient, który dzwoni o 20:00 z pytaniem o termin na jutro, trafia na pocztę głosową i często dzwoni do konkurenta.

Voicebot odbiera o każdej porze i może prowadzić kilka rozmów jednocześnie, w planie Profesjonalny trzy naraz. To ważne dla firm, w których telefon dzwoni w skupieniu: poranek, przerwa obiadowa i godzina po zamknięciu. Skalę strat przy braku odbioru opisuje artykuł o nieodebranych połączeniach w firmie.

Gdzie lepszy jest człowiek, a gdzie voicebot

Człowiek lepiej radzi sobie z nietypowym, emocjonalnym albo nieuporządkowanym pytaniem, wyczuwa nastrój klienta i może zrobić wyjątek od zasad. Voicebot jest lepszy w powtarzalności: zawsze mówi to samo, o cenie, godzinach i zasadach odwołania, nigdy nie jest zmęczony i zawsze zapisuje dane w tym samym formacie.

Granice po stronie voicebota to rozmowy wymagające decyzji, negocjacji ceny i spraw spornych. Dobrze skonfigurowany asystent przekazuje je jako kartę rozmowy z prośbą o oddzwonienie. Pytania, które warto zadać dostawcy przed zakupem, zebraliśmy w tekście jak wybrać voicebota dla firmy.

Mały gabinet z jedną rejestratorką

Gabinet przyjmuje od 9:00 do 17:00. Rejestratorka odbiera telefony, ale między 9:00 a 10:00 i w południe dzwoni kilka osób naraz, a po 17:00 nikt nie odbiera. Po przekierowaniu na voicebota w godzinach szczytu i po zamknięciu rejestratorka zajmuje się pacjentami przy ladzie, a nowe wizyty wpadają do kalendarza także wieczorem. Etat zostaje, ale nie musi rosnąć o drugą osobę, gdy rośnie liczba telefonów. To przykład sposobu liczenia, nie wynik pomiaru, więc zastąp go własnymi danymi z historii połączeń.

Kiedy zostawić człowieka, a kiedy dodać voicebota

Zostaw etat i dodaj voicebota, jeśli masz ruch przy ladzie i dużo telefonów w tym samym czasie. Zrezygnuj z etatu na rzecz voicebota, jeśli obsługa klienta odbywa się głównie zdalnie, a recepcja służy tylko do odbierania telefonów. Nie kupuj voicebota, jeśli dzwoni do Ciebie kilka osób dziennie i odbierasz każdą. Wtedy bardziej pomoże system rezerwacji online, który pozwala umawiać się bez dzwonienia.

W branżach z wizytami sprawdź strony recepcjonistka AI dla gabinetu lekarskiego i recepcjonistka AI dla salonu kosmetycznego.

Porównanie w jednym miejscu

Tabela pokazuje, że to nie jest wybór jednego albo drugiego. Obowiązki dzielą się naturalnie: człowiek tam, gdzie liczy się obecność, automat tam, gdzie liczy się dostępność.

Jak sprawdzić voicebota, zanim zrezygnujesz z kogokolwiek

Nie zwalniaj ani nie przesuwaj nikogo na starcie. Przekieruj na voicebota telefony po godzinach pracy i w godzinach, w których rejestracja bywa zajęta, a przez pierwsze tygodnie czytaj karty rozmów. Zobaczysz, jakie pytania padają, czego brakuje w bazie wiedzy i ile rozmów kończy się umówionym terminem.

Po miesiącu masz własne liczby: ile minut zużyłeś, ile wizyt wpadło do kalendarza i ile rozmów wymagało oddzwonienia. Na ich podstawie dobierasz plan i decydujesz, czy etat ma nadal pokrywać telefony. Sposób przekierowania połączeń opisuje artykuł jak przekierować połączenia na recepcjonistkę AI. Dopiero z tymi danymi porównanie kosztów jest uczciwe, a nie oparte na przypuszczeniach.

Trzy błędy przy zastępowaniu recepcji

Pierwszy to wpisanie do bazy wiedzy zbyt mało informacji. Voicebot odpowiada tylko tym, co mu dasz, więc brak cennika albo zasad odwołania kończy się prośbą o oddzwonienie. Drugi to brak kalendarza, bez którego asystent może tylko zbierać dane, a nie umawiać termin. Trzeci to oczekiwanie, że automat przejmie wszystko. Rozmowy o reklamacjach i sprawach spornych nadal wymagają człowieka, dlatego ustaw jasną zasadę, kto i kiedy oddzwania.

Posłuchaj rozmowy i wybierz plan

Sprawdź, jak brzmi rozmowa, w demo na stronie voicebota AI i dopasuj plan do liczby minut.