Recepcjonistka AI dla szkoły językowej i lektorów
W szkole językowej najwięcej telefonów od nowych kursantów przychodzi po południu i na początku semestru, czyli wtedy, gdy lektorzy prowadzą zajęcia, a sekretariat jest zajęty albo już zamknięty. Gaduły odbierają każde połączenie po polsku, odpowiadają z Twojej bazy wiedzy na pytania o języki, poziomy, ceny kursów, terminy grup i lekcję próbną, a imię, język, poziom i numer telefonu wysyłają Ci mailem w karcie rozmowy. Nie zapisują na kurs bez Twojej decyzji i nie przyjmują płatności. Dzięki temu rodzic lub dorosły kursant, który wybiera szkołę w tym tygodniu, nie przechodzi do następnej z listy.
Telefon dzwoni w trakcie lekcji
Lektor nie odbierze telefonu w połowie zajęć, a w małej szkole nie zawsze jest osoba w sekretariacie. Pytania są powtarzalne: jakie języki prowadzicie, w jakim dniu jest grupa na poziomie B1, ile kosztuje semestr, czy jest lekcja próbna, czy zajęcia są stacjonarnie czy online, czy przygotowujecie do egzaminu. Większość odpowiedzi jest stała i nie wymaga rozmowy z lektorem.
Osoba wybierająca kurs dzwoni zwykle do kilku szkół w jeden wieczór. Ta, która odbierze i powie, kiedy startuje grupa, dostaje zapisanego kursanta. Pozostałe zostają z nieodebranym połączeniem. Skalę tego problemu opisuje artykuł o nieodebranych połączeniach w firmie.
Baza wiedzy z ofertą i grafikiem grup
Wpisujesz do bazy wiedzy języki, poziomy, formy zajęć, orientacyjne ceny kursów, zasady lekcji próbnej, terminy rozpoczęcia grup, godziny sekretariatu i adres. Przekierowujesz telefon na numer Gaduł, na stałe albo tylko gdy nikt nie odbiera. Recepcjonistka odpowiada wyłącznie na tej podstawie. Krok po kroku opisuje to strona jak działa recepcjonistka.
- Odbiera telefony w trakcie lekcji i po zamknięciu sekretariatu.
- Podaje ceny i terminy tak, jak je wpiszesz, bez wymyślania ofert.
- Pyta o język, poziom, wiek kursanta i preferowane dni, i zapisuje numer do oddzwonienia.
- Wysyła kartę rozmowy mailem, więc rano widzisz, kogo zakwalifikować do grupy.
- Gdy rozmówca prosi o ocenę poziomu, mówi, że test przeprowadzi lektor, i umawia oddzwonienie.
Czego recepcjonistka nie robi
Recepcjonistka nie ocenia poziomu językowego, nie negocjuje rabatów i nie przyjmuje opłat za kurs. Nie zapisuje do grupy bez Twojej decyzji, chyba że podłączysz kalendarz z wolnymi terminami lekcji próbnych. Jej rola kończy się na odebraniu sprawy, odpowiedzi na powtarzalne pytania i przekazaniu Ci gotowego zapytania.
Rozmówca na początku słyszy, że rozmawia z asystentem AI, więc nie ma wątpliwości, kto odbiera. Zasady przetwarzania danych, także rodziców i dzieci, opisuje artykuł o voicebocie, RODO i AI Act.
Recepcjonistka AI, poczta głosowa i osoba w sekretariacie
| Sposób | Co robi | Ograniczenie |
|---|---|---|
| Poczta głosowa | Nagrywa wiadomość | Nowy kursant rzadko oddzwania, szuka innej szkoły |
| Osoba w sekretariacie | Odbiera, wita, zapisuje | Koszt stały także poza sezonem, jedna rozmowa naraz |
| Gaduły | Odbiera o każdej porze i odpowiada z bazy wiedzy | Nie ocenia poziomu i nie przyjmuje płatności |
Koszt zatrudnienia osoby do odbierania telefonów rozpisuje artykuł voicebot czy recepcjonistka na etacie. Inne usługi, w których telefon dzwoni w trakcie pracy, znajdziesz na stronie branże, na przykład gabinet psychologiczny.
Czy klient usłyszy, że rozmawia z AI?
Tak. Recepcjonistka na początku przedstawia się jako asystent AI i podaje nazwę szkoły, a dopiero potem pyta, w czym może pomóc.
Czy recepcjonistka poda cenę kursu?
Poda stawki i terminy, które wpiszesz do bazy wiedzy. Sprawy nietypowe, jak rabat dla rodzeństwa czy kurs firmowy, zapisuje do oddzwonienia.
Czy zadziała, gdy kilku rodziców dzwoni naraz?
W planie Profesjonalny prowadzi trzy rozmowy jednocześnie, więc dzwoniący nie słyszy sygnału zajętości, także na początku semestru.
Wybierz Start lub Profesjonalny
Start kosztuje 490 zł netto miesięcznie albo 2 940 zł netto rocznie, równowartość 245 zł netto miesięcznie przy płatności rocznej. Obejmuje 300 minut, 1 rozmowę naraz i 1 kalendarz oraz kartę rozmowy mailem. Wystarcza małej szkole lub lektorowi prowadzącemu kursy samodzielnie.
Profesjonalny kosztuje 1 490 zł netto miesięcznie albo 8 940 zł netto rocznie, równowartość 745 zł netto miesięcznie przy płatności rocznej. Obejmuje 1 500 minut, 3 rozmowy naraz i do 5 kalendarzy, czyli szkołę z kilkoma lektorami i salami. Dodaje przekładanie i odwoływanie terminów oraz wiadomość z potwierdzeniem dla rozmówcy.
Ceny są w PLN netto, należy doliczyć 23 procent VAT. Pełny zakres planów opisuje cennik.
Posłuchaj rozmowy i wybierz plan
Sprawdź, jak brzmi rozmowa, w demo na stronie voicebota AI i dopasuj plan do liczby minut.