Recepcjonistka AI dla pensjonatu i małego hotelu
W pensjonacie telefon dzwoni, gdy właściciel sprząta pokój, robi śniadanie albo odpoczywa po zameldowaniu gości. Gaduły odbierają każde połączenie po polsku, podają ceny, zasady pobytu i dostępne terminy z Twojej bazy wiedzy, a dane gościa i termin pobytu wysyłają Ci mailem w karcie rozmowy. Nie obiecują pokoju, którego nie potwierdziłeś, i nie przyjmują płatności. Dzięki temu zapytanie z wieczoru nie trafia do konkurenta z pierwszego wyniku w mapach.
Zapytania przychodzą wtedy, gdy nie ma kto odebrać
Mały obiekt często prowadzi jedna rodzina. Rano są śniadania i wymeldowania, w dzień sprzątanie, wieczorem kolacja i goście przy recepcji. Telefon od osoby planującej wyjazd dzwoni w tym samym czasie. Kto planuje urlop, dzwoni zwykle do kilku obiektów z listy i rezerwuje w tym, który odpowie pierwszy i konkretnie.
Pytania powtarzają się: czy jest wolny termin na weekend, ile kosztuje doba, czy w cenie jest śniadanie, czy można przyjechać z psem, o której zameldowanie, czy jest parking. Odpowiedź nie wymaga rozmowy z właścicielem, tylko dostępu do cennika i zasad pobytu.
Baza wiedzy zamiast kartki przy telefonie
Wpisujesz do bazy wiedzy typy pokoi, ceny w sezonie i poza nim, godziny zameldowania i wymeldowania, zasady dotyczące zwierząt, dojazd, parking i warunki rezygnacji. Przekierowujesz telefon na numer Gaduł, na stałe albo tylko gdy nikt nie odbiera. Recepcjonistka odpowiada wyłącznie na tej podstawie. Krok po kroku opisuje to strona jak działa recepcjonistka.
- Odbiera telefony także w nocy i w godzinach śniadań.
- Podaje ceny i warunki pobytu tak, jak je wpiszesz.
- Pyta o termin, liczbę osób i dzieci, i zapisuje numer telefonu do oddzwonienia.
- Wysyła kartę rozmowy mailem, więc rano wiesz, kogo oddzwonić w pierwszej kolejności.
- Gdy rozmówca prosi o potwierdzenie pokoju, mówi, że potwierdzi właściciel, i nie obiecuje terminu.
Czego recepcjonistka nie robi
Recepcjonistka nie potwierdza rezerwacji bez Twojej decyzji, jeśli nie podłączysz kalendarza z wolnymi terminami, nie przyjmuje zaliczek i nie negocjuje ceny. Nie wita gości przy recepcji i nie wydaje kluczy. Jej rola kończy się na odebraniu zapytania, odpowiedzi na powtarzalne pytania i przekazaniu Ci gotowej sprawy.
Jeśli przyjmujesz też rezerwacje przez internet, system rezerwacji online ogranicza liczbę telefonów, a Gaduły odbierają te, które i tak się pojawią. Informacje o rozmowie z AI i danych osobowych gości opisuje artykuł o voicebocie, RODO i AI Act.
Recepcjonistka AI, poczta głosowa i recepcjonistka w sezonie
| Sposób | Co robi | Ograniczenie |
|---|---|---|
| Poczta głosowa | Nagrywa wiadomość | Gość rzadko oddzwania, szuka innego obiektu |
| Pracownik recepcji w sezonie | Odbiera telefony i wita gości | Koszt stały w miesiącach z małym ruchem, jedna rozmowa naraz |
| Gaduły | Odbiera o każdej porze i odpowiada z bazy wiedzy | Nie wita gości na miejscu i nie przyjmuje płatności |
Koszt odbierania telefonów przez człowieka rozpisuje artykuł voicebot czy recepcjonistka na etacie. Więcej obiektów usługowych znajdziesz na stronie branże.
Czy gość usłyszy, że rozmawia z AI?
Tak. Recepcjonistka na początku przedstawia się jako asystent AI i podaje nazwę obiektu, a dopiero potem pyta, w czym może pomóc.
Czy recepcjonistka sprawdzi wolne pokoje?
Odpowiada na podstawie bazy wiedzy i podłączonego kalendarza. Jeśli nie ma kalendarza, zapisuje termin i prosi o oddzwonienie po Twojej decyzji.
Czy zadziała w sezonie, gdy dzwoni wiele osób naraz?
W planie Profesjonalny prowadzi trzy rozmowy jednocześnie, więc dzwoniący nie słyszy sygnału zajętości.
Wybierz Start lub Profesjonalny
Start kosztuje 490 zł netto miesięcznie albo 2 940 zł netto rocznie, równowartość 245 zł netto miesięcznie przy płatności rocznej. Obejmuje 300 minut, 1 rozmowę naraz i 1 kalendarz oraz kartę rozmowy mailem. Wystarcza pensjonatowi z kilkoma pokojami.
Profesjonalny kosztuje 1 490 zł netto miesięcznie albo 8 940 zł netto rocznie, równowartość 745 zł netto miesięcznie przy płatności rocznej. Obejmuje 1 500 minut, 3 rozmowy naraz i do 5 kalendarzy, czyli większy hotel lub kilka obiektów. Dodaje przekładanie i odwoływanie terminów oraz wiadomość z potwierdzeniem dla rozmówcy.
Ceny są w PLN netto, należy doliczyć 23 procent VAT. Pełny zakres planów opisuje cennik.